İnsan Kaynakları Denetimlerinin Gelişimi

Evrim bir değişim sürecidir. Son yıllarda insan kaynakları denetim sürecinde, İK denetiminden elde edilen değerde ve şirketlerin İK’yı denetlemek için kullandıkları araçlarda önemli bir değişiklik gördük.

İK denetimleri, basit bir yapılacaklar ve yapılmayacaklar kontrol listesinden veya periyodik olumlu eylem planlarından, kuruluşun iç kontrollerinin, durum tespiti ve risk yönetimi işlevinin ayrılmaz bir parçası olan kapsamlı ve sürdürülebilir bir sürece dönüşmüştür. Stratejik ve operasyonel yönetimin temel bir faaliyeti olan İK denetimi, gelişmiş denetim ürünleri ve danışmanlık hizmetleri kullanır. Giderek, İK denetimleri İK’ya karşı değil, İK tarafından yürütülmektedir.

İK denetimlerine genel bakış

İK denetim süreci, şu hususlarda güvence sağlayan bağımsız, objektif ve sistematik bir değerlendirmedir ya da öyle olmalıdır: (1) uyum ve yönetişim gerekliliklerinin karşılandığı; (2) iş ve yetenek yönetimi hedeflerine ulaşıldığı; (3) insan kaynakları yönetimi risklerinin tam olarak tanımlandığı, değerlendirildiği ve yönetildiği; (4) kuruluşun insan sermayesinin değer kattığı.

Bu tanım kapsamında İK denetimi, yalnızca uygunluk kanıtlarını toplayıp sunan bir faaliyetten fazlasıdır. Kuruluşun, sağlam İK uygulamaları iddialarının arkasına ve ötesine bakması, yapılan varsayımları değerlendirmesi, süreç ve uygulamalarını kıyaslaması ve amaç ile hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan danışmanlık hizmetlerini sağlaması beklenir.

Dış ve iç güçler

Çok sayıda dış güç ve faktör, İK denetimlerinin talebi ve kapsamı üzerinde etkili olmuştur. Birincisi, küresel ekonomide beşeri sermaye; rekabet edebilirliğin, üretkenliğin, sürdürülebilirliğin ve kârlılığın en önemli belirleyicisi haline geliyor. Kuruluşun insan sermayesi giderek yeniliğin kaynağı ve iş başarısının itici gücü olarak kabul ediliyor. Bu nedenle İK denetimleri teşhis, tahmin ve eylem odaklı olmalıdır.

İkincisi, kurumsal skandallar, finans sektörünün riskleri yeterince değerlendirememesi ve hissedarların artan girişimleri dahil ekonomik, politik ve sosyal faktörlerin bir araya gelmesi; artan yasal ve düzenleyici gereklilikleri, daha fazla şeffaflık taleplerini ve artan iç ve dış denetim faaliyetini beraberinde getirdi. Şu faktörleri göz önünde bulundurun:

1. Sarbanes-Oxley etkili iç kontroller gerektirir. Yasa özellikle iç mali kontrolleri ele alsa da istihdamla ilgili iddiaların ve davaların mali ve organizasyonel maliyetleri bir kuruluşun kârı, kazançları ve değerlemesi üzerinde önemli etki yaratabilir; istihdam davası kuruluşun istihdam markasını ve uzun vadeli sürdürülebilirliğini de olumsuz etkileyebilir.
2. ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu yönergeleri, yönetimin “makul yönetim gözetimi uygulamasını” gerektirir. İnsan sermayesi kuruluşun en önemli varlıklarından biriyse, kuşkusuz en büyük harcamalarından biridir. Dolayısıyla yönetimin, diğer varlıkların yönetiminde uyguladığı gözetim ve durum tespiti düzeyini insan sermayesine de uygulaması beklenir.
3. ABD Federal Hüküm Verme Yönergeleri, yönetimin bir kurumsal uyum kültürü oluşturmak ve uyum faaliyetlerini, davranışlarını ve sonuçlarını “izlemek ve denetlemek” için makul adımlar attığını göstermesini gerektirir. Ayrımcı olmayan istihdam uygulamaları dahil etik davranış ve yasal uyum, yönetimin olumlu bir “üslup” belirlemesiyle sağlanır. İK denetimleri dahil denetimler, üst yönetime ve yönetim kurullarına bu mesajı ne kadar etkili ilettikleri konusunda önemli geri bildirim sağlar.
4. Devlet kurumları sistemik uygunsuzluğa karşı harekete geçiyor. ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC), sistemik ayrımcılığın olmamasını sağlamak için işverenleri kapsamlı İK denetimleri yapmaya güçlü biçimde teşvik eder. Federal Sözleşme Uyum Programları Ofisi (OFCCP) öz değerlendirmeleri “en iyi uygulama” olarak kabul eder; ABD Çalışma Bakanlığı ücret ve çalışma saati öz denetimlerini uyumu sağlamada değerli bir araç olarak görür; İç Güvenlik Bakanlığı ve göçmenlik avukatları ise işverenleri I-9 formlarını ve işe alma süreçlerini kendi kendilerine denetlemeye teşvik eder.
5. Risk sermayedarları, yatırımcılar ve hissedarlar, kuruluşların İK yönetimi uygulamalarını, süreçlerini ve sonuçlarını inceliyor; insan sermayesi varlığını değerlendirmek, yükümlülükleri ortaya koymak ve durum tespiti yapmak için İK denetimlerini kullanıyor.
6. Kuruluşun insan sermayesi varlığının ve yanlış hizalanmış, yanlış yönetilen ve yasa dışı istihdam uygulamalarıyla ilişkili risklerin önemini kabul eden iç denetçiler ve risk yöneticileri, İK denetim standartlarının geliştirilmesinde ve İK denetimlerinin tasarlanıp yürütülmesinde liderlik rolü üstleniyor.

İK denetimlerinin tasarlanması ve yürütülmesi

Bir kuruluşun büyüklüğü, sektörü, mali sağlığı, “çalışılacak en iyi yer” olma taahhüdü ile iş hedefleri ve zorunlulukları İK denetim sürecinin kapsamını ve aciliyetini etkilese de son dönemde yürütülen denetimlerde bazı ortak özellikler ve hedefler görüyoruz.

Birincisi, İK denetimleri giderek daha karmaşık ve çok boyutlu hale geliyor. Uyumun sağlanması temel amaç olmaya devam ederken diğer hedefler şunlardır:

• İK yönetimi ve istihdam uygulamalarının kuruluşun iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak.
• Kuruluşun istihdam süreçleri, politikaları, uygulamaları ve prosedürlerinin sonuçlarını değerlendirmek.
• İnsan kaynaklarının katma değerini hesaplamak ve ölçmek, insan sermayesinin yatırım getirisini belirlemek, istihdam politikaları ve uygulamalarının sonuçlarını ile eşit istihdam ve çeşitlilik hedeflerini ve en iyi uygulamaları kıyaslamak.
• Gizli borçların ve varlıkların ortaya çıkarılması, düzeltilecek güvenlik açıklarının ve değerlendirilecek fırsatların belirlenmesi dahil durum tespiti sağlamak.
• İK denetim prosedürlerini, kuruluşun iç kontrollerinin ve risk yönetimi programının sürekli ve sürdürülebilir bir unsuru haline getirmek.
• İstihdamla ilgili dolandırıcılığı değerlendirmek ve yönetmek.

İkincisi, İK denetim raporları denetim bulgularını daha geniş bir kitleye iletmek için giderek daha fazla kullanılıyor. Raporun dağıtımı artık üst yönetimle sınırlı değil; kuruluşun insan kaynakları yönetimiyle ilgilenen üçüncü kişilerin sayısı artıyor. Bu dış paydaşlar arasında yalnızca hissedarlar, potansiyel yatırımcılar ve risk sermayedarları değil, devlet kurumları, sivil toplum kuruluşları, sivil haklar grupları, kurumsal yönetim gözlemcileri ve davacı avukatlar da yer alıyor.

İK denetim bulguları özel ve gizli bilgiler içerdiğinden ve çoğu durumda ortaya çıkarılabilir bilgiler ürettiğinden, yönetim dışı paydaşların bu bulguları incelemesinin sonuçları önemlidir ve kuruluşlar için ciddi bir sorun oluşturabilir. Sonuç olarak kuruluşlar, İK denetim raporlarının biçimini, içeriğini ve yarattığı izlenimi değerlendirmeye daha fazla zaman ayırıyor.

İK denetim sürecinin beş kritik bileşeni

Önde gelen bir İK denetim aracı olan İstihdam-İş Hukuku Denetimi (ELLA), bir İK denetiminin beş kritik bileşenini sürece dahil eder. Her İK denetiminde ele alınması gereken bu bileşenler şunlardır:

1. Faaliyetler. İK denetim sürecinin başlangıç noktası, kuruluşun faaliyetlerinin gözden geçirilmesidir. Bunlar, istihdam politikalarını, uygulamalarını, prosedürlerini ve programlarını oluşturan veya uygulayan görev ve eylemlerdir: eşit istihdam fırsatı politika bildiriminin, taciz politikasının ve diğer istihdam politikalarının ilan edilmesi, gerekli istihdam afişlerinin asılması gibi. Bu bileşen tipik olarak, madde tamamlandığında işaretlenen bir “kontrol listesi yaklaşımıyla” değerlendirilir.
2. Davranışlar. Bu bağlamda davranışlar, kuruluşun politika, uygulama, prosedür ve programlarının uygulanmasını ya da etkinliğini olumlu veya olumsuz etkileyen, kuruluşun amaç ve hedeflere bağlılığını gösteren eylemlerdir. Örnekler: eşit istihdam fırsatına, çeşitliliğe ve uyuma değer veren bir kurum kültürü oluşturmak; üst yönetimin çeşitlilik çabalarına görünür ve kesin destek vermesi; uyum ve çeşitlilik hedefleri için yeterli kaynak ayrılması. Davranışlar çoğunlukla kültür taramaları ve çalışan memnuniyeti anketleri gibi niteliksel ölçümlerle değerlendirilir.
3. Risk değerlendirmesi. Kayba, tehlikeye veya güvenlik açığına yol açma potansiyeli taşıyan mevcut ve gelecekteki olayların ve yönetimin bu riskleri kabul etme isteğinin belirlenmesidir; aynı zamanda iş hedeflerine ulaşmak için yeni fırsatlar yaratan olayların tanımlanmasıdır. Yönetime, insan, fiziksel ve finansal sermayenin tahsisi ve riskleri ortadan kaldırmanın, azaltmanın, kontrol etmenin veya devretmenin etkili yolları hakkında bilinçli karar verme imkânı sağlar. İK yönetimi ve istihdam uygulamalarına bağlı sorumluluk riskleri arasında şunlar yer alır: istihdam mevzuatına uyum başarısızlıkları; üst düzey yetenekleri cezbetme, işe alma ve elde tutmadaki başarısızlık nedeniyle kaybedilen iş fırsatları; personel devri ve kilit çalışanların kaybından doğan maddi olmayan varlık kayıpları; etkisiz personel gelişimi ve yedekleme planlaması; işgücü maliyetlerinin kontrol edilememesi nedeniyle düşen kârlılık.
4. İç kontroller. Uyumun sağlanmasına, risklerin yönetilmesine, usulsüzlüğün tespit edilmesine ve kurumsal hedeflere ulaşılmasına yardımcı olan süreçler, testler ve değerlendirmelerdir. İK denetim faaliyetleri şunları içerir: İK yönetimi süreçlerinin, politikalarının ve prosedürlerinin etkinliğinin ve verimliliğinin değerlendirilmesi; İK yönetimi raporlamasının güvenilirliği ve doğruluğu; yasa ve yönetmeliklere, sektör ve mesleki standartlara, davranış ve etik kurallarına, kurumsal politikalara ve bütçelere uyum düzeyi.
5. Çıktılar. Örgütsel amaç ve hedeflere ulaşılmasını ölçen ve değerlendirmeye yardımcı olan nicel ve nitel ölçümlerdir. İK denetimi, kurumsal ve bireysel performansı ölçmek için kullanılan metriklerin tanımlanmasını, fiili sonuçların öngörülen sonuçlarla, bütçelerle ve iç ve dış standartlarla karşılaştırılarak değerlendirilmesini ve gelecekteki sonuçları korumak veya iyileştirmek için gereken faaliyetlerin, davranışların ve iç kontrollerin açıklanmasını içerir.

İK denetim modelinin değeri, kuruluşların (1) mevcut İK yönetimi ve istihdam uygulamalarını değerlendirmesine; (2) sistemik sorunları belirleyip teşhis etmesine; (3) düzeltici önlemlerin etkisini değerlendirip tahmin etmesine; (4) bir eylem planı geliştirmesine; (5) bu eylemlerin yatırım getirisini belirlemesine imkân vermesidir. ELLA aracını kullanan kuruluşlar insan sermayelerinin değerini artırır, istihdamla ilgili yükümlülüklere maruz kalma oranlarını azaltır ve iş hedeflerine ulaşma becerilerini geliştirir.

Bu yazı, Internal Audit 360’ta yayımlanan “The Evolution of HR Audits” başlıklı makalenin Türkçe uyarlamasıdır. Kaynak: https://internalaudit360.com/the-evolution-of-hr-audits/